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外贸粗放模式难合大势,软件化管理渐成主流

外贸粗放模式难合大势,软件化管理渐成主流

由于欧美两大市场陷入深度经济危机,大多数外贸企业在各种外贸形势下都饱受订单萎缩的挫败和折磨。一些实力较弱的企业甚至倒闭。目前,欧美经济虽已走出衰退,但市场尚未从根本上复苏。此外,越南、印度、印尼等国也以低廉的制造成本在国际市场上与中国企业展开竞争。总之,中国外贸企业的出口之路仍然不好走。

在这种背景下,如何提高外贸企业的竞争力成为一个重大课题。除了降低成本、产品创新和质量维护外,外贸业务团队的管理、客户关系和订单跟踪也成为重中之重。

雨果网了解到,越来越多的外贸企业开始运用专业软件对团队、客户、订单等方面进行管理,摒弃了以往粗放的管理模式,在失去价格优势的趋势下,从公司管理上提高自身的竞争优势。

外贸企业面临哪些管理问题?

福建泉州一家外贸公司的老板向雨果网介绍了外贸企业管理中常见的几个问题:

一。管理推销员很难。许多推销员在几年甚至一段时间后辞职。此时,客户信息和客户关系很可能被他们抢走,新来的人来了以后,老业务员留下的各种复杂的客户信息很难处理,业务处于脱节的尴尬境地。

2.接线员传单。有的销售人员不遵守职业道德,盗用订单,与其他公司合作或与客户建立合作关系,获取的回报高于业务提成;

三。客户流失严重。顾客在不知不觉中流失,但顾客为什么会流失呢?售货员是怎么弄丢的?我们往往无法掌握具体的细节,也不知道从哪里开始调整;

四。订单、资料、文件管理混乱。随着业务的增长,手头的客户、邮件和文件越来越多,变得越来越复杂和无序。查找邮件或文档需要很多麻烦,这导致效率低下。

五、公司业务数据无法实时反馈,导致资金积压,利用率极低。

如何解决这些问题?雨果网采访了厦门某LED公司总经理欧文。

欧文本人也遇到了上述类似的问题。经过一番探索,他终于找到了更好的解决办法。

欧文说:“在工作期间,所有的员工都在办公桌上,他们都在敲击键盘,但我们不知道他们到底在做什么。”其次是我们是否懒惰,最重要的是我们需要知道他们是如何与客户沟通的,他们遇到了什么问题,我们是否可以在必要时进行干预和提供指导。我们不能把员工的工作得失总结到每年年底,但要从头到尾控制员工的工作内容,以免浪费时间,取得最好的效果。”

他说,外贸企业如何精细化管理员工的日常工作?除了面对面的沟通和员工的讨论,系统的管理他们的电子邮件和订单是非常重要的。

“早年,我们要对各种文件、合同逐一清点,效率很低。如今,专业的外贸软件可以帮助我们统计和生成各种数据,大大提高了管理效率。然而,市场上的外贸软件种类繁多。经过几次筛选和尝试,我也交了一些“学费”。最后,我发现皇冠外贸软件很方便。瑞贝软件有很多优点,它的界面简单明了,即使没有软件知识的外贸新手也能快速启动,这节省了很多培训时间,之前我也选择了一些外贸软件,它的架构系统太复杂,我学习了很长时间才掌握使用方法,所以我花了很多时间来指导员工如何操作软件。件。外贸软件过去是一个工具,越简单越好,工具本身不可能是一个障碍,但很多软件做不到这一点,瑞贝外贸软件很好地克服了这个问题,现在我和我的团队可以很容易地使用它。此外,软件的自定义功能非常强大,数据分析到位。基于b/s架构,无需安装客户端就可用于移动办公。在世界各地,只要有浏览器和网络,就非常方便。”欧文补充道。

欧文进一步指出:“如今,外贸业务的主要沟通渠道是电子邮件。随着客户数量的增加和沟通的深入,我们的电子邮件越来越多。当我们点击打开邮箱时,来自不同国家和公司的邮件都会出现在我们面前,这让我们目瞪口呆,心惊胆战。毫无疑问,对这些电子邮件进行分类和分类是提高我们工作效率的一个重要步骤。在专业外贸软件的帮助下,我们便利的地理位置就像一堆邮件。”

外贸老板如何用软件管理公司?

据欧文介绍,皇冠外贸软件具有强大的邮件控制功能,包括“员工管理”,包括“工作检查”和“员工绩效排名”。

通过“工作检查”功能,企业经理登录总账户后,可以看到一个类似“控制拨号”的界面。此时,每位员工的工作情况一目了然。员工有多少未读邮件?这个月你有多少新客户?有多少客户在15或30天内没有联系?等待。

仅仅知道员工发送和接收了多少电子邮件,并不能让经理知道他的业务进展,因此该软件还提供了另一项功能——员工绩效排名:员工本月报价多少次?你赢了多少合同?合同金额是多少?所有细节一目了然。

这和把员工在工作中的所有行为都放在放大镜下是一样的。

此外,作为一名企业经理或公司所有者,资本也是他们非常关心的问题。通过该智能软件,应收账款、应付账款、收款单、付款单等在界面上逐一显示。您可以随时点击查看和跟踪,以便管理者能够清楚地了解公司的资本趋势。

管理者把握全局,引导公司经营趋势,需要把握公司经营的宏观趋势。因此,软件专门设置了“统计报表”功能。通过该功能,管理人员可以看到过去一个月、两个月甚至更长时间的业务趋势,包括阿里巴巴查询转化率、本月查询总数、客户数、文件总数等,这些数据以饼图、柱状图、线性图等形式显示。这是非常直观和容易理解的。

如何处理销售传单和客户资料的丢失?为了消除这种损失,Crown软件提供了“客户管理功能”。销售人员联系的所有客户在详细信息传递后都会被归档处理。即使销售人员离开后,经理仍然可以有秩序地与原客户联系。面对完整详细的客户信息,新继任者也可以顺利接受前任的工作,而不会让企业陷入尴尬境地。

 
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